Succesvol verwerven, uitvoeren en verantwoorden van onderzoek

Lees verder

Ambitie

Onderzoek is een cruciale en groeiende activiteit voor veel universiteiten, instituten en innovatieve bedrijven.
Kwaliteit en kwantiteit van onderzoek zijn belangrijke strategische waarden.

ProjectSoft PM

Onderzoeksgedreven organisaties worden in toenemende mate afhankelijk van een scherpe concurrentie om onderzoekssubsidies. Tegelijkertijd nemen belangen toe en worden organisatie en beheer van onderzoek complexer door (verplichte) samenwerkingen en ingewikkelde regelgeving.

ProjectSoft bevordert en ondersteunt het succesvoller verwerven van onderzoeksubsidies; het efficiënter voorbereiden, uitvoeren en verantwoorden van onderzoek; en een transparanter en effectiever (risk)management.
Met ProjectSoft houden onderzoekers meer tijd over voor waar ze echt goed in zijn: het bedenken en uitvoeren van aansprekend en innovatief onderzoek.

Achtergrond

Horizon 2020 & NWO

Geldstromen voor onderzoek zijn de afgelopen jaren sterk toegenomen en groeien nog steeds. Steeds meer onderzoekers doen voor de financiering van hun onderzoek een toenemend beroep op onderzoeksfondsen. Bekende fondsen zijn NWO (jaarlijks 650 miljoen euro) en Horizon 2020 (EU-fonds van ruim 80 miljard euro voor een periode van 5 jaar). Er woedt een scherpe competitie om subsidies. Het kost onderzoekers onevenredig veel tijd en energie om onderzoeksvoorstellen op te zetten. Tegelijk wordt gemiddeld slechts één op de vijf aanvragen gehonoreerd.

IT ondersteuning blijft achter

Veel processen binnen organisaties worden inmiddels ondersteund door volwassen IT-applicaties. Voor onderzoek is dit nog maar beperkt het geval. Bestaande oplossingen zijn te algemeen of slechts in kleine delen beschikbaar. Organisaties zien zich genoodzaakt oplossingen uit verschillende omgevingen zelf aan elkaar te knopen en aan te vullen met vaak ingewikkeld maatwerk. Vaak ook worden essentiële onderzoeksgegevens bijgehouden in lokale Excelsheets. Dit alles levert voor gebruiker uiteindelijk niet de gewenste ondersteuning en is bovendien kwetsbaar, risicovol en kostbaar.

Complexiteit & risico’s managen

Veel onderzoeken worden uit verschillende geldstromen gefinancierd. Bovendien is er vaak sprake van wisselende en hybride samenwerkingsverbanden van universiteiten, particuliere en maatschappelijke organisaties en overheden. Deze complexiteit vraagt een gedegen en intensieve voorbereiding en genereert de nodige extra uitdagingen en zorgen bij het tijdig, gedetailleerd en accuraat verantwoorden van resultaten en uitgaven. Ondertussen is er sprake van een voortdurend veranderende omgeving en wet en regelgeving. Risico’s en kosten nemen toe. Omvangrijke extra (administratieve) inspanningen zijn nodig om het onderzoeksproject te ondersteunen en de complexiteit en risico’s ervan te beheersen.

Doelgroepen

Hoger onderwijs

Derde geldstroom projecten steeds belangrijker voor Hoger Onderwijs.

R&D Instellingen

ProjectSoft PM brengt industrie, research en wetenschap bij elkaar.

Farmacie

Innovatie en ontwikkeling geneesmiddelen die sterke klinische prestaties opleveren.

Lagere overheden

Instant voorgangsbewaking voor complexe- en reguliere projecten.

Voordelen op een rijtje

  • Bevordert het succesvol verwerven van onderzoekssubsidies.
  • Ondersteunt de efficiënte planning van de inzet van resources (onderzoekers en middelen).
  • Maakt processen en afhankelijkheden inzichtelijk en helpt bij het beheersen van complexiteit en risico’s.
  • Levert aanzienlijke besparingen op bij het opzetten, beheren en verantwoorden van onderzoeksprojecten.
  • Voorkomt problemen met bestuur en management van onderzoek.
  • Snel en eenvoudig te implementeren (3 tot 5 maanden)

Kenmerken

Opgezet vanuit perspectief onderzoek(er)

De scope omvat de volledige cyclus van het onderzoek; van het formuleren van een voorstel, de subsidieaanvraag en de opzet van het onderzoek tot en met de uitvoering en de complexe verantwoording ervan. Dit alles vanuit het perspectief (belang, gemak en sturing) van de projectleider, onderzoeker(s) en het onderzoek zelf.

Complexiteit, diversiteit & samenwerkingen

Er wordt expliciet rekening gehouden met de complexiteit en diversiteit van onderzoeksprojecten, (tijdelijke) onderzoeksgroepen, samenwerkingsverbanden en stakeholders. Projecten kunnen worden uitgewerkt in een groot aantal deelprojecten en projectlagen (WBS) en er is specifieke functionaliteit voor penvoerdersschap. De eenvoudig in te richten workflow ondersteunt directe en transparante communicatie en informatie-uitwisseling tussen deelnemers aan het onderzoek en andere betrokkenen.

On Premise of Cloud

ProjectSoft is leverbaar als on premise oplossing, als SaaS of als (community) Cloud. Het is ook beschikbaar op het HANA Cloud Platform van SAP.

Functionaliteit & modulaire opzet

Het systeem herbergt geavanceerde functionaliteit die de afzonderlijke fases in het gehele onderzoeksproces ondersteunen. Het is modulair opgezet waardoor het ook mogelijk is afzonderlijke modules in uw bestaande applicatie-landschap in te passen en te gebruiken. Er zijn standaardkoppelingen met de meeste, gangbare financiële- en HR systemen.

X

Specificaties ProjectSoft PM

Fase

Modules

Aanvraag/contract

Offerte
Subsidie management
Opzet en beheer contract
Beleidskoppelingen

Opzet/initiatie

Programma management
Projectplanning (Gantt)
Begroting
Budget (incl. eigen bijdrage)
Resourceplanning en management

Uitvoering/risk management

Registratie kosten
Registratie uren en eenheden
Verplichtingen
Inhuur
Facturatie
Incidenten
Change management
Dashboard/rapportage
Prognose
Communicatie

Afsluiting/verantwoording

Financiële afsluiting
Project afsluiting
Afrekening
Rapport accountant